terça-feira, 18 de março de 2014

QUER INOVAR NA GESTÃO DE PROJETOS? ENTENDA E VALORIZE AS PESSOAS

Três cenários que se apresentam no atual ambiente de negócios produzem impactos importantes na gestão de projetos: o cenário social vivido pelas organizações que levam em conta negócios globais, diferentes culturas, regulamentações socioambientais locais e mundiais; o  cenário econômico, ambiente que hoje inclui as crises europeias (instabilidade econômica e desemprego – principalmente na Grécia, Egito, Portugal e Espanha e, mais recentemente o conflito entre a Rússia e Ucrânia), força das economias emergentes, a inovação como ponto focal para alavancar a competitividade de empresas e nações, entre outros. Por fim, o cenário comportamental, onde se destaca a mudança drástica na maneira como os relacionamentos estão se processando, não importando se estes são pessoa-pessoa, pessoa-empresa, pessoa-coisas ou até coisas-coisas (veja artigo “Internet das Coisas” acessando aqui). Enfim, após a popularização das redes sociais, estamos inseridos num ambiente de intensa colaboração onde a co-criação ganha mais e mais relevância, passando a utilizar o processo criativo e inovativo de toda a cadeia de valor das empresas (colaboradores, clientes, parceiros, comunidade etc.). Em outras palavras, exercitando a inovação aberta (open innovation).

            Em décadas passadas, “trabalho em equipe” era uma habilidade fundamental para a avaliação de desempenho dos profissionais. Hoje, a tecnologia proporcionou uma revolução no modo de ser, viver, agir e até de pensar. Vive-se uma época de intensa colaboração. Para as empresas o chamado “trabalho em equipe” já faz parte do DNA dos profissionais que vivenciam o mundo da colaboração, muitos deles pertencentes às gerações Y e Z.

É sabido que ferramentas e um ambiente propício para apoio aos processos de negócio em todos os sentidos, as empresas os tem. Então, por que ainda se observam desempenhos excepcionais, medianos e pífios em determinadas empresas, setores, departamentos e mesmo na gestão de um projeto qualquer?

Existem diversas justificativas para isso, mas, inegavelmente os resultados dependem da atitude das Pessoas. Não apenas de pessoas competentes, mas sim de pessoas felizes no que fazem. Para isso, é necessário colocar pessoas certas nos lugares certos. O que queremos é discutir exatamente este ponto. Partimos do pressuposto que de pessoas felizes são pessoas motivadas, que sabem liderar e ser lideradas, portanto têm mais condições de ser inovadoras e acima de tudo conseguem, literalmente, engajar-se, qualquer que seja sua função dentro da empresa ou numa equipe de gestão de um projeto.

A gestão de projetos e seus atores

Em virtude de todo esse conjunto de mudanças, alguns fatores críticos ou exigências para o sucesso se destacam: a agilidade, a capacidade de adaptação, o poder de inovar de forma rápida e eficiente e o potencial de aprimoramento contínuo sob grandes restrições de recursos. Em resposta a essas exigências, fortalecem-se os sistemas de gerenciamento de projetos, como forma de gerir os empreendimentos temporários, únicos e multifuncionais, que caracterizam o processo de implementação de estratégias, inovação, adaptação e aprimoramento.

As ações de implementação da estratégia sempre podem ser traduzidas em projetos e administradas como tal, com prazo, escopo, produtos e qualidade definidos. Segundo o Project Management Institute – PMI®, “Projeto é um empreendimento temporário realizado de forma progressiva para criar um produto ou serviço único.” Por serem temporários, os projetos têm, obrigatoriamente, início e término definidos, diferenciando-se de operações contínuas. Essa característica não indica, necessariamente, que sejam curtos ou longos, mas apenas que são iniciados, evoluem e, por fim, são finalizados.

Podemos observar que, desde a captação de oportunidades (concorrência, mercado, novas tecnologias, posicionamento e objetivos), a realização da ação (que leva em consideração a situação prevista e atual, as metas e os resultados), análise da viabilidade do projeto e sua efetiva implantação, as pessoas têm papel primordial e cabe ao gerente de projetos sua coordenação, gerência e liderança.

Projeto de forma geral significa um empreendimento com condições preestabelecidas de realização especialmente quanto à qualidade, custos e prazo, ou seja, a princípio parece tudo muito fácil: basta decompor todo o projeto em fases (iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento), determinar as entregas, seguir uma metodologia de gestão de projetos (p. ex. PMBOK) e pronto, agora é só correr para o abraço!

Simples, não? Não.

Porque em qualquer fase do projeto entra um componente-chave: o ser humano.  As pessoas vão constituir o time que, efetivamente, realizará o projeto e este deverá contar com um ator fundamental: o gerente de projetos.  Planejar e executar um projeto representa um empreendimento  humano e, como tal, será conduzido por gente. Será necessário saber administrar e lidar com seus sentimentos, desejos, expectativas, conhecimentos e conflitos que influenciam, e muito, a realização das tarefas e metas de um projeto. Em outras palavras, procura-se muito formar um time de “pessoas competentes”, mas, na verdade, além de “pessoas competentes”, o time também deve possuir pessoas realizadas e felizes no que fazem e, para tanto, é extremamente importante, repito, ter pessoas certas nos lugares certos.

Definir o escopo do projeto, determinar prazos e controlar os custos são algumas das muitas atividades do projeto, porém não há nada mais complexo no escopo de um projeto que gerenciar e tratar as expectativas de todos os envolvidos na sua execução, especialmente, do time do projeto. O gerenciamento do projeto deve estar em equilíbrio vital com o lado humano de todos os envolvidos. O sucesso ou fracasso de um projeto está diretamente ligado a sua capacidade de unir esses dois fatores. Sendo mais enfático, certamente, um dos grandes desafios na gerência de um projeto é gerenciar as pessoas envolvidas.
De acordo com Hunter como citado no seu livro “O monge e o executivo”: “Não se gerencia pessoas, se gerencia coisas, e lidera pessoas”. O gerente de projetos além da técnica que deve conhecer para se planejar, medir, coordenar etc. é, na verdade, um grande gerenciador de expectativas em consonância com o dito popular “ouvir é melhor que falar”. Seu papel será similar ao do maestro de uma orquestra. Podemos lhe ensinar a teoria da música e a tocar um instrumento musical. Mas quem possui a habilidade para juntar tantos músicos diferentes e fazê-los tocar a música em harmonia? Quem os leva a tocar em uníssono? Quem é capaz de proporcionar essa habilidade ao grupo? Agindo assim ele atuará como um verdadeiro líder, procurando atender da melhor maneira possível todas as expectativas das pessoas envolvidas no projeto visando encerrar o projeto com sucesso.

Organizações são formadas por pessoas, seres humanos que pensam, agem, ficam tristes ou felizes, necessitam de motivação, gostam de ser ouvidas e reconhecidas. Pessoas que, através de sua criatividade, sensibilidade e conhecimento inovam processos, atitudes e relacionamentos. Pessoas que mudam o mundo, sistemas políticos, econômicos, sociais e ambientais. Enfim, são as pessoas os atores fundamentais para o sucesso na implementação de qualquer projeto.

Agora pense: Como está sua empresa hoje? Quais são seus grandes dilemas? Como as pessoas que fazem parte dela ou se relacionam de alguma forma com ela podem ajudar a resolvê-los?

Fica a nossa dica: Quer inovar na gestão de projetos? Então, entenda e valorize as pessoas.


            Um abraço e até a próxima.

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